Stan wyjściowy:

Takenaka Europe to firma, które na rynku Europejskim działa od 1973 r. a jej korzenie sięgają w Japonii do 1610 roku. Zakres działalności firmy obejmuje: usługi consultingowe, projektowe, i budowlane powykonawcze oraz zarządzanie budową. W Polsce Takenaka zrealizowała ponad 100 projektów w większości dla inwestorów japońskich oraz klientów międzynarodowych. Pracownicy Takenaka Europe korzystali do tej pory z kont pocztowych w ramach współdzielonego hostingu (dostarczanego przez firmę GTS) oraz z pakietu Microsoft Office w wersji pudełkowej. Możliwości tego rozwiązania nie były wystarczające i korzystne dla tego typu działalności. Takenaka zatrudnia ponad 70 pracowników rozproszonych po kraju, z której każdy ma znaczną ilością danych na swojej skrzynce pocztowej. Celem firmy było usprawnienie procesu przepływu i zarządzania informacjami oraz zwiększenie bezpieczeństwa danych.

Problemy do rozwiązania:

  • Małe pojemności skrzynek pocztowych
  • Brak możliwości archiwizacji poczty
  • Trudności z zarządzaniem pakietem biurowym Office
  • Brak synchronizacji plików
  • Dane z poczty przechowywane były tylko lokalnie, na dyskach twardych komputerów
  • Brak mobilności i dostępu do plików z każdego miejsca
  • Potrzeba archiwizacji dużej ilości danych historycznych

Rozwiązanie:

Przeprowadziliśmy wdrożenie w modelu hybrydowym, które z racji znacznego rozproszenia użytkowników, miało po części charakter zdalny. Wszystkie etapy wdrożenia miały miejsce z jednoczesnym kontaktem z użytkownikami (fizycznym lub zdalnym) zapewniającym niezbędne wsparcie. Projekt obejmował realizację następujących prac:

  • przygotowanie usługi Office 365 do obsługi domeny (takenaka.pl)
  • przekierowanie kont pocztowych z GTS do Microsoft Exchange
  • przeniesienie kont użytkowników i utworzenie haseł
  • migrację historycznych wiadomości e-mail
  • zdalną instalacja pakietu Office 365

Korzyści:

Takenaka skorzystała z usług Office 365 i naszej firmy w celu usprawnienia procesu przepływu i zarządzania informacją. zdecydowała się na Office 365, ze względu na liczne korzyści oferowane przez Office 365:

  • 50GB udostępnionego miejsca na przechowywanie poczty, kalendarzy, notatek i zadań
  • Nielimitowane archiwum wiadomości e-mail
  • Dostęp do wszystkich zasobów zgromadzonych w chmurze
  • Synchronizację plików
  • Wsparcie dla urządzeń mobilnych (dostęp do poczty i pakietu Office ze smartfona, tabletu i komputera)
  • Automatyczne aktualizacje
  • Pełne bezpieczeństwo danych
  • Zapewnienie zgodności z przepisami i ochrona informacji (archiwizacja w związku z postepowaniem sądowym, zarządzanie prawami, ochrona przed utratą danych dla poczty e-mail i plików)
  • Centrum elektronicznych materiałów dowodowych, które umożliwia śledzenie i gromadzenie informacji o zdarzeniach dokonywanych na dokumentach.